escritorio

Para algunos las vacaciones recién comienzan. Pero para otros se terminan y hay que volver al trabajo. Generalmente suele suceder que al regresar al trabajo nos encontramos con que nuestro escritorio es un caos. ¿No me digas que no te dan ganas de dar media vuelta e irte por dónde llegaste?

Eso nos puede poner de mal humor, nerviosos e incluso quitarnos el entusiasmo por regresar, haciendo que nos sintamos estresados. Por ello, a continuación te daré 3 tips para que aprendas a organizar tu escritorio y con ello tu tiempo.

¿Por dónde empezar?

Lo primero que debemos hacer en esos casos es comenzar a organizar los pendientes que tenemos.  Me dirás que es aburrido ponerse a revisar pilas y pilas de papeles.

Planificar no es “perder el tiempo”, es crear las bases para ahorrarlo posteriormente. Una buena planificación es básica. Es mejor invertir el tiempo en la planificación que en la corrección, asignando a cada tarea el tiempo y los recursos necesarios y cumpliéndola.

Debemos tener en claro que de nuestra capacidad de organización depende la optimización de nuestro tiempo. Sí, organizarse lleva tiempo, es lo que se llama “inversión previa”, invierto tiempo en esto, para luego ahorrarlo en aquello.

Sino organizo, cada vez que deba empezar una tarea estaré revisando todas las que hay pendientes para saber por cual comenzar ¿verdad?

En cambio, si dedico tiempo una sola vez a revisar todo lo que está pendiente y clasificarlo en urgente e importante y a identificarlo, cada vez que quiera seguir por alguna tarea pendiente la identificaré fácilmente.  Esta es una gran estrategia a la hora de organizarnos.

Aquí te dejo mis tres tips para que organices tu escritorio:

  1. Revisa todo lo que esté en el escritorio. Sí suele llevar tiempo y sentimos que pasan las horas y no hacemos nada. Pero no te preocupes ya le encontraras el sentido.
  2. Clasifica todo lo que tengas pendiente, pon carteles o identifica las tareas como prefieras pero que te sea fácil de reconocer a simple vista.
  3. Divide aquellas que son urgentes de las que son importantes.

La mayoría de las cosas urgentes no son importantes y la mayoría de las cosas importantes no son urgentes.

Ten en cuenta que importante y urgente no es lo mismo. Las actividades urgentes son aquellas que tienen un plazo de caducidad, en tanto las importantes tienen impacto en la actividad de la empresa de que se trate pero que tienen una mayor amplitud en cuanto a plazo de cumplimiento.  Se las puede distinguir de la siguiente manera:

Importante y urgente, muestra aquello que debemos hacer inexorablemente. Es aquello que debe estar en el top en nuestra lista de prioridades. Son las acciones a ejecutar de manera inmediata.

Importante y no urgente, nos permite trabajar con aquello que tiene alto impacto en resultados y sin la presión de la inmediatez. Este es el entorno de trabajo ideal, es el entorno de trabajo de aquellos que planifican adecuadamente y priorizan de manera eficiente lo que tienen que hacer para conseguir sus objetivos, cumpliendo con su plan.

No importante y urgente, todo aquello que es reactivo,  lo que hacemos por falta de tener los objetivos claros. Ante estas tareas podemos preguntarnos ¿Para qué lo estoy haciendo? ¿Debo hacerlo yo?

No importante y no urgente: las cosas triviales, que no generan valor para la organización ni satisfacción para un mismo.

Personalmente a mí me encanta poner en cada caso un papelito que señale qué es lo pendiente y si es de color mejor! Mientras más llame la atención (mi atención) mejor. No importa cuántas pilas de documentos debas hacer, o la forma en que decidas ordenarlos si tú entiendes el modo en que lo has hecho. 

Lo importante es que una vez clasificado el trabajo, ya estamos en condiciones de entrar en acción y  sabremos por donde vamos a comenzar. Vamos que esperas, pon en práctica estos tres tips para organizar tu escritorio.

¿Cómo establecer prioridades?

Una vez clasificadas las tareas más allá de haber separado las urgentes de las importantes, debemos tener una escala de prioridades para saber por dónde comenzar a trabajar.

 ¿Y qué debemos tener en cuenta para ello?

Primero, debes tener en claro a qué apunta tu trabajo y cuáles son las exigencias que tienes y en qué plazos debes responder.

A veces creemos que empezando por cosas sencillas nos sacamos más rápido más cantidad de papeles de encima; pero cuidado, eso a veces puede ser engañoso. Si bien es cierto, que nos quitamos rápidamente cúmulo de papeles puede que por atender  pequeñas cosas dejemos de lados otras que requerían nuestra atención.

Intenta empezar a primera hora por las tareas más complejas, aquellas que requieren de toda tu atención. Sí puede que te demanden buena parte de tu tiempo, pero una vez que acabes con ella, puedes dedicarte a las más sencillas y no sentirás la presión de que hay algo importante que aún tienes pendiente.

Una vez que hagas de este hábito de organizar tareas verás que no pierdes el tiempo, que no se te pasan las cosas importantes y que el tiempo te rinde mucho más.  Por ello, te invito a que intentes poner en prácticas estos tres tips para organizar tu escritorio y veas los resultados.

Y si aun así te sientes desmotivado para la vuelta al trabajo, te recomiendo mi artículo 3 tips para encontrar la motivación perdida

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