Eficiencia

Coaching Organizacional | Equipos de Alto Rendimiento

Metodología GTD | Basado en el libro: «Getting Things Done»


I) Introducción:

Este texto es la base de uno de mis Cursos de Coaching Organizacional y/o Coaching de Equipos en distintos países de América Latina.

El curso está basado en el libro bestSeller «Organízate con eficacia, el arte de la productividad sin estrés» de David Allen (Año 2001). El contenido de este libro es utilizado para la búsqueda de la Eficiencia en grandes empresas de EEUU y todo el mundo. De este libro, y su autor, surge el famoso Modelo GTD, el más utilizado en el mundo para procesos de Productividad de equipos de alto rendimiento.

El Modelo GTD comenzó a utilizarse con altos ejecutivos y gerentes desde hace más de 20 años, y hoy en día es base para el trabajo de Coaching Organizacional. En este texto conoceremos los pasos para lograr la efectividad óptima en todas tus tareas y acciones (y de tu equipo) a llevar a cabo.

Un pequeño adelanto del texto que leerás:


«…Tu mente tendrá mayor foco, tu cabeza estará más liviana y libre, tu sonrisa será más notoria y serás más eficiente en todos los ámbitos de tu vida porque podrás concentrarte mejor…»

Sucede que no siempre estamos enfocados en lograr lo que queremos, y esto sucede porque no hay una evaluación real e íntegra de las situaciones, sólo satisfacción y acción de corto plazo. El Coaching Organizacional permite diseñar los objetivos y metas, y también el plan de acción para cumplir con los cometidos,

Algunos beneficios de esta propuesta:

  1. Reducir significativamente el estrés o born-out;
  2. Evitar postergar y/o procrastinar;
  3. Ganar objetividad y claridad;
  4. Evitar la impulsividad;
  5. Accionar y pensar a largo plazo;
  6. Minimizar consecuencias;
  7. Obtener eficiencia y resultados concretos;
  8. Lograr los escenarios y objetivos deseados.

II) Desarrollo:

¿Por qué hace falta Eficiencia?

En la actualidad estamos inmersos en caudales de información infinitos. A diferencia de hace unos pocos años atrás, esta enorme cantidad de datos se encuentran disponibles por un número récord de canales y/o vías: audiovisuales en Smartphone. Sumado al real hecho de que tenemos límites biológicos (capacidad del cerebro) de retener todo, todo el tiempo. Es por esto que debemos ANOTAR o registrar los pendientes que tenemos.

Debemos romper con la creencia de que si tomas notas eres menos inteligente o que no ejercitas la memoria. Si tomas notas la memoria mejora y se ordena.

La propuesta del libro es que dejes de depender de la memoria para tus tareas, para que la mente quede liberada con el fin de comenzar a trabajar de forma eficiente sobre los proyectos y deseos que tienes.

El Modelo GTD (por sus iniciales en inglés), está basado en el proceso natural que realizamos los seres humanos cuando actuamos. La diferencia es que al distinguir los elementos que componen podemos evaluar con mayor profundidad y eliminar las decisiones impulsivas y con cero análisis de las implicancias.

Coaching Organizacional basado en el Modelo GTD para bajar el estrés y elevar la eficiencia de las tareas:

La propuesta consta de cinco pasos muy fáciles de reconocer, ya que es lo que normalmente hacemos cuando actuamos de forma eficiente. Veamos éstos en breves palabras para detallar luego cada una:

  1. Capturar: Se refiere a registrar TODO lo que tienes que hacer por escrito. Aquí no se filtra ya que sólo redactas sin emitir juicios de valor o de relevancia. Luego vendrá el momento de evaluar.
  2. Clarificar: Luego de tener tu listado de tareas, revisaremos qué implicancias tiene cada una para que se resuelvan satisfactoriamente. Para esto tendremos un modelo de filtrado que veremos más adelante.
  3. Organizar: Colabora con comprender qué debemos hacer para lograr eficiencia. Y definir si son acciones aisladas o si son parte de proyectos más complejos.
  4. Reflexionar: Se trata de mantener actualizado tus avances y cambios. Se requiere el hábito de revisar los progresos para ser eficiente.
  5. Accionar: Revisaremos las variables que entran en juego a la hora de accionar en virtud de avanzar con tus tareas eficientemente.

En el proceso de Coaching Organizacional (con los Líderes o con el total del equipo), se trabaja sobre cada punto en profundidad. Los primeros tres puntos son una secuencia, requieren que se cumpla con la anterior para que tenga efecto positivo. El cuarto punto (Reflexionar) hace eficiente al método. Y el quinto (Accionar) nos revela el camino eficiente y necesario para que nuestros objetivos se cumplan.

Entremos en profundidad en cada uno:

1) CAPTURAR:

Esto es literalmente, vaciar la mente de pendientes. Volcar en una lista escrita en papel, en digital o cualquier opción que creas eficiente distinta a tenerlas dando vueltas en tu cabeza como pensamiento recurrente. La clave es que puedas verlo o leerlo físicamente.

La propuesta es que hagas una lista sin filtro, como van surgiendo sin buscar acomodar ideas. Lo más simple y lo más complejo deben estar plasmado en tu listado.

Imagina un escritorio caótico, lleno de post-it volando con el viento, sueltos y desordenados. Pues así tienes tu mente cuando no te sientas a escribir.

Es tomar ese caos intangible y hacerlo una lista, una tarea debajo de la otra, sin tomar decisiones, sin agruparlas, sin discriminar por nivel de importancia o de relevancia o criterios similares. Este primer paso es hacer una lista única, en lugar de tener miles de post-it volando por toda la habitación (o volando en la mente).

El objetivo de esta etapa no es ordenar, sino liberar energía intermitente en varios temas (la mente) y también descomprimir la actividad del cerebro (procesos biológicos). Literalmente la energía que consumían antes de confeccionar el listado, estará disponible ahora para ser más eficientes y creativos. Te dará, también, bienestar emocional ya que los pensamientos recurrentes cesan.

Nuestra biología (el cerebro) consume energía en traer los pensamientos a la consciencia, y ese consumo se realiza cada vez que lo hace con cada uno de los pensamientos. Multiplica las veces que recuerdas en el día un pendiente, por “los cincuenta” pendientes que tienes en este momento mientras lees. Gastamos mucha energía por no tener el hábito de escribir los pendientes. Algo más, el cerebro/biología consume también energía en guardar los pendientes en un tipo de memoria especial, no solo en llevarlos a la consciencia. Si los anotas, tu cerebro descansa. En fin, creo que ya entendemos la importancia del listado.

La clave es usar UN solo repositorio de tareas SIEMPRE. De esta forma «tu cerebro» CONFIARÁ que lo tienes disponible, y se liberará del proceso guardar-recordar. Sin esa tranquilidad, tu cerebro/biología repetirá el patrón como si no lo hubieras anotado.

2) CLARIFICAR:

En el proceso de Coaching Organizacional continuaremos trabajando con cada persona sabiendo que cuenta con una lista de tus pendientes (paso 1), y ahora nos toca hacer algo con cada actividad.

La metodología propone que TODAS las actividades terminarán en al menos SIETE “Bandejas”. Y que hay tres simples preguntas que definirán a qué bandeja pertenece tu actividad pendiente.

Las preguntas son:
Pregunta 1) ¿Continúa este asunto pendiente?
Si la respuesta es afirmativa, continúa con la siguiente pregunta:

Pregunta 2) ¿Requiere de mis acciones?
En el caso de que la respuesta sea afirmativa, avanzaremos hacia la última pregunta:

Pregunta 3) ¿Son complejas las acciones de llevarse a cabo?
La respuesta a esta última pregunta no es condicional, y nos invita a al proceso en el cual el Coaching Organizacional con los líderes o el equipo completo se vuelve fundamental.

Veamos de forma gráfica el modelo de las tres preguntas, y el camino hacia las siete bandejas posibles donde deben terminar todos tus pendientes:

GTD 1

 

Cada una de las bandejas, podría definirse así:

i) Eliminar: actividad que creíamos pendiente pero al momento de evaluarla se está solucionada, o ya no es necesaria.

ii) Incubar: Son las actividades o ideas que por ahora decidimos no hacer nada, pero nos gustaría revisar en algún momento en el futuro para:

  • continuarlas como Ideas (volver a incubar),
  • convertirlas en Proyecto (avanzar hacia su ejecución),
  • o para trasladarla a la bandeja «eliminar».

iii) Archivar: Son los pendientes que tienen relación con comprobantes o similares que nos sirven de referencia para futuras consultas. Lo único que debemos hacer es guardar la validación de lo hecho para el momento en que se necesite (por ejemplo facturas o comprobantes de pago).

iv) Hacer: Cuando la acción que estás evaluando la puedes hacer tú mismo y requiere de menos de 2 minutos tuyos, lo que debes hacer con este pendiente es HACERLO AHORA!

v) Agendar Bloque Horario: Si puedes realizar la acción tú mismo, pero requiere más de 2 minutos, entonces debes agendar un bloque de tiempo (o más de uno si es necesario) para esto y sólo esto. Y claro, cumplir con esa fecha y hora de inicio, y de finalización.

vi) Delegar: Si la acción no puedes hacerla tú mismo o requieres de alguien, debes derivarla (eficientemente) a una persona/equipo competente. El objetivo es el mismo, ejecutar lo que está pendiente sólo cambia la personas o equipo ejecutor.

vii) Diseñar Proyecto: Si la tarea es compleja de realizarse, y/o es un conjunto de acciones y no es una sola. Debemos identificar que pertenece a una categoría (bandeja) especial que requiere de dedicarle tiempo al diseño. Esto nos lleva al tercer paso: Organizar.

3) ORGANIZAR:

La bandeja “Diseño de Proyecto” nos propone convertir acciones o pensamientos recurrentes en proyectos claros y concretos. Cuando las acciones son complejas, por ende son un conjunto de acciones y no una sola acción como en todos los puntos anteriores, lo ideal es sentarse a diseñar un proyecto o plan de acción.

Desde la perspectiva del Coaching Organizacional, este 3er Paso es un trabajo en sí mismo, pero analicemos sus elementos constitutivos: Primero iniciar escribiendo en detalle la lista de tareas (como en el Paso 1) pero de este proyecto en particular, luego dividirlas por sub-proyectos del Proyecto. Luego de esto repetir el Modelo GTD que escribimos anteriormente de las tres preguntas claves -gráfico-.

Con el fin de obtener eficiencia y lograr los resultados esperados, lo que debemos hacer es que toda acción responda al menos a un proyecto.

4) REFLEXIONAR:

Si bien puedes hacer tu listado, definir a qué bandeja corresponde cada acción y comenzar a ejecutar eficientemente (y todo esto sería un gran logro!), no alcanza desde la perspectiva del Coaching Organizacional. 

Estoy seguro que hacer esto una sola vez, y sobre todo cuando te sientes abrumado, será de gran valor. Pero ¿Qué sucedería si no revisas el estado de avances, y los cambios que hubo y habrá en tu listado de acciones?

Si no hacer aprendizajes y mediciones sería sólo un buen inicio y nada más, ya que tu primer trabajo es tan sólo la piedra angular de lo que se está construyendo culturalmente en el equipo. Continuar en el tiempo con este modelo es la clave de la eficiencia y el logro de resultados individuales y organizacionales.

El modelo GTD propone que revises tus bandejas cada semana, al menos una vez por semana (idealmente el mismo día cada semana). Podría tomarte unos 20 minutos hacerlo. Las tres preguntas del modelo te llevarán a cambiar los contenidos de las bandejas. Las prioridades y situaciones cambian, incluso se sumarán nuevas acciones.

También es posible que revises y nada cambie, pero haz logrado darte tiempo para revisar tus proyectos y eso será tranquilidad mental invaluable. Estarás eligiendo y diseñando conscientemente lo que harás con tu tiempo, con tu vida y con el equipo en el que trabajas. Cada día será tu decisión, y dejarás de vivir las voluntades ajenas para vivir las propias.

5) ACCIONAR:

El modelo se basa en una competencia clave: accionar! El Método GTD depende directamente y únicamente de ti, y por nadie más lo hará por ti. En otros textos explicaré una perspectiva de cómo y de dónde vienen las ganas de accionar. Aquí daremos un análisis sobre lo puntos el impacto entre actuar y no hacerlo:

  1. Ganas: Por más que hagas un listado, y definas a qué bandeja corresponde cada acción, eres tú el que debe encontrar una motivación por lograr lo que te propones. Estas ganas definirán tu energía, la clave está en tu (auto)convencimiento. Próximamente podrán leer mi texto “El poder de los hábitos”.
  2. Prioridad: Tus acciones tienen ciertos niveles de importancia, y también de urgencia. Ten la conciencia para elegir primero las acciones que mayor urgencia e importancia requiere. Invierte bien tu tiempo para evitar frustraciones.
  3. Tiempo real disponible: El análisis de tus posibilidades debe ser realista y sincero, sino estarás diseñando acciones sobre hechos poco concretos. Debes tener en cuenta tus verdaderos tiempos y posibilidades, bloquear agenda y comprometerte a cumplir con tu propia palabra.
  4. Contexto físico: Por más que tengas las ganas y que también te asignes el tiempo, tu no llevarás a cabo las acciones si el contexto físico no es el adecuado. Diseña tu mejor lugar y situación para la acciones que debes realizar. Ten en cuenta: orden, elementos, ruidos, personas, espacio, colores, luz, etc.

 

Hasta aquí lo que creo valioso de este modelo. No hace falta cumplirlo tal cual está aquí escrito, pero puedes tomar lo que te sirve o adaptar un modelo propio. El Coaching Organizacional es al fin y al cabo par ti y tu equipo, no son recetas rígidas. Pero es una gran posibilidad iniciar con esto.

Da igual el sistema que utilices, el punto es que tú y el equipo DEBE TENER UNO para generar que la energía y mente se utilicen en crear mejores resultados. Gracias al Coaching Organizacional cada mente tendrá mayor foco, estarán más livianos y libres para la creatividad e innovación necesaria, el clima laboral será más positivo y cada persona será más eficiente en todos los ámbitos de tu vida porque podrá concentrarte mejor.

Espero te sirva como base para ordenarte de modo eficaz ¡y sin estrés!

 

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Ignacio Tellería
“Nacho” conoce el Coaching a través de una formación en Liderazgo Gerencial (2009). En 2010 comienza la tecnicatura oficial recibiendo el título de Coach Ontológico Profesional, obteniendo también su certificación como PCC de la International Coach Federation (ICF). Luego de trabajar como consultor en empresas de México, Perú, Uruguay y Chile, vuelve a Argentina para luego ser Director Ejecutivo de ICP, liderar el espacio Afilando Coaching, ser Presidente de la Comunidad de Egresados de ICP (2017/18), y Director de Marketing para ICF Argentina. Actualmente es Socio-Gerente de su empresa “Instituto Liderar”. Se ha Diplomado también con Fred Kofman, Fernando Flores y Elena Espinal entre otros.