gestionar nuestro tiempo

En determinado momento de nuestras vidas nos damos cuenta de que el tiempo realmente no nos rinde lo que nosotros quisiéramos.
Por ello no sólo es importante saber ¿Qué es el tiempo? Y ¿Por qué se nos escapa de las manos? Sino también conocer las claves para aprender a gestionar nuestro tiempo.

¿Qué es realmente el tiempo?

El tiempo es imparable, irrecuperable, cada minuto que pasa se va para no volver.

Tiene características que lo definen: es atípico, no se puede comparar con otro elemento. Es medible con precisión. Inmodificable ya que no se puede detener ni alargar. Es fungible, irrepetible y se destruye.

Todos disponemos de la misma cantidad de tiempo por lo que es equitativo e indispensable, sin tiempo ningún proyecto sería viable. Además es inexorable, porque inevitablemente fluye.

La mayoría de nuestros problemas con el tiempo resultan por un lado, de las limitaciones reales que nos imponen el reloj y nuestra agenda y por el otro, de nuestra concepción del tiempo.

Los problemas de “tiempo” se definen en relación a lo que creemos que “tendría que ser”, a la situación que creemos correcta. No podemos guardar minutos para usarlos más tarde ni almacenar el tiempo, pero sí podemos gestionarlo y eso podemos aprenderlo.

¿Cómo se nos escapa el tiempo?

Ya sea a nivel organizacional o personal, a veces nos proponemos hacer determinada cantidad de cosas al empezar el día y al finalizar no sabemos porque, pero resulta que no llegamos a cumplir con todas ellas, lo que nos causa mal estar y agobio.

Veamos algunas de las causas por las que se nos escapa el tiempo:

  • Las primeras de ellas, es que no somos conscientes realmente de qué es el tiempo y creemos que tenemos tiempo para todo.
  • La segunda, es que no organizamos nuestro tiempo para hacer las actividades que nos hemos propuesto.
  • La tercera, no valoramos nuestro tiempo y menos el de los demás. Vamos por la vida haciendo las cosas cuando podemos, cuando nos acordamos, cuando nos queda cómodo o simplemente las dejamos para después porque total aún hay tiempo.

El tiempo se nos suele escapar como arena entre los dedos y no sabemos reconocer porque nos sucede eso. Por lo que resulta esencial aprender a gestionar nuestro tiempo, para hacer todas las actividades que queramos y no morir en el intento.

Muchas veces cargamos nuestra agenda de miles de actividades para hacer de lunes a viernes y ¿cuánto tiempo es el que podemos sostener ese ritmo? Una, dos, máximo tres semanas y después tiramos la toalla porque nos cansamos por la cantidad de cosas que nos proponemos hacer sin una planificación adecuada.

¿Cómo aprender a gestionar nuestro tiempo?

Gestionar nuestro tiempo es determinar cómo vamos a usarlo para conseguir nuestros objetivos en la menor cantidad posible.

“Ser conscientes de lo que hacemos y de cómo lo hacemos es el primer paso para poder gestionar adecuadamente nuestro tiempo. Sólo podemos gestionar el tiempo del que tenemos plena conciencia”.

En la gestión del tiempo la cuestión importante es saber ¿Por qué no priorizamos? ¿Por qué la coordinación de nuestras actividades es deficiente o los objetivos están poco claros? Si no tenemos respuestas a estas preguntas, conocemos por dónde se escapa nuestro tiempo, pero no por qué lo hace.

La optimización de la jornada, ya sea laboral o personal, se logra cuando cada persona alcanza todos sus objetivos sin dedicar más tiempo que el que corresponde a su horario de trabajo o al que destinó para tal fin.

De la misma manera que para conseguir la rentabilidad de nuestro dinero hay que invertirlo, para conseguir la “rentabilidad” de nuestro tiempo debemos invertirlo previamente.

Las claves para gestionar el tiempo

Las 5 claves para gestionar adecuadamente nuestro tiempo mediante la “inversión previa” de tiempo consisten en:

  1. Determinar el tiempo necesario y el disponible para cada tarea. Si no lo determinamos, la inercia decidirá por nosotros.
  2. Valorar el grado de entrenamiento necesario. A veces, debemos dedicar tiempo a “aprender” bien algo para luego evitar errores innecesarios.
  3. Valorar si el trabajo es rutinario o creativo. Esta valoración nos permitirá decidir en qué momento es más apropiado hacer cada cosa.
  4. Tener o desarrollar la capacidad de delegar. Nos permitirá que otros hagan una parte del trabajo.
  5. Establecer un orden en las tareas.

También es vital tener presente al momento de gestionar nuestro tiempo cuales actividades son importantes y cuales no lo son, consideraremos “importante” aquello que tenga mayor impacto en nuestros objetivos y “menos importante” o “no importante” aquello que no tenga impacto sobre esos objetivos.

Teniendo en cuenta esta diferenciación, podremos gestionar mejor nuestro tiempo y jugar con nuestra agenda puesto que hay actividades que vamos a poder mover de un lugar a otro, sin problemas en pos de otra más importante.

Las razones más importantes de “perder el tiempo” son quedarse “bloqueado”, “no hacer nada”, no hacer lo que se tiene que hacer, por falta de jerarquización de las tareas o por indefinición de las funciones u objetivos, hacer mal lo que se hace, información insuficiente o inexactitud que requieren nuevas inversiones de tiempo.

Generalmente, nos cuesta reconocer que desaprovechamos el tiempo. Aun así, es cuestión de analizar nuestras rutinas diarias o de trabajo para darnos cuenta de cómo se nos escapa el tiempo.

Es fácil entrar en un círculo vicioso: no planifico porque no tengo tiempo, y como no planifico se me va el tiempo. Planificar no es “perder el tiempo”, es crear las bases para ahorrarlo posteriormente.

Una buena planificación es básica. Es mejor invertir el tiempo en la planificación que en la corrección, asignando a cada tarea el tiempo y los recursos necesarios y cumpliéndola.

El primer paso, consiste en tener claro tu tiempo real disponible, aquel que puedes gestionar, ello resulta clave. El segundo paso, es no perder de vista tus objetivos y priorizar adecuadamente. Hecho esto, tienes que ser fiel a tus decisiones.

Teniendo en cuenta las claves para gestionar el tiempo mencionadas y la época del año en la que estamos, te desafío a que implementes con miras al año próximo un plan de “inversión previa” de tu tiempo y descubras por vos mismo todo lo que podes hacer con el tiempo que te vas a ahorrar.

Mira también la nota anterior: Y tú ¿para qué te quejas?

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