¿Qué es y para qué sirve una Gacetilla de Prensa?

Comencemos por la definición básica: una gacetilla de prensa es un documento que se utiliza para enviar información a los medios de comunicación y periodistas, con el objetivo de que estos la publiquen o la difundan en sus programas y medios.

Se trata de una herramienta de comunicación para dar a conocer novedades, noticias o eventos relacionados con una persona, empresa, organización o proyecto. Su mayor virtud es el apalancamiento que puede generar en los distintos medios para expandir la información que queremos difundir.

Cómo redactarla.

La gacetilla de prensa debe incluir información relevante, clara y concisa sobre el tema que se quiere difundir, de manera tal que el periodista o productor que la reciba pueda entender de qué se trata con sólo leer el título y el primer párrafo y decidir si le interesa o no. También es importante incluir datos de contacto para que el periodista pueda solicitar más información si lo necesita.

En síntesis, la gacetilla de prensa es una herramienta de comunicación que sirve para difundir información relevante a los medios de comunicación y periodistas, con el objetivo de lograr una mayor visibilidad y difusión de la información que enviamos en ella.

En el Capítulo 4 de mi libro “Palabras que Impactan: cómo comunicar tu emprendimiento en la era digital” explico cuándo y cómo redactar Gacetillas de Prensa:

Cuando estamos por lanzar un nuevo libro, curso, taller o seminario lo mejor es aprovechar los canales gratuitos para promocionarlo. La prensa también puede ser un aliado de esta promoción. Por este motivo necesitamos saber escribir de un modo correcto la gacetilla de prensa para enviar a los medios de comunicación.

En las organizaciones (ya sean empresas, clubes u organismos de gobierno) suele haber un responsable de Prensa y Comunicación que será el encargado de enviar la gacetilla a sus respectivos contactos en cada medio.

Algunos particulares y famosos suelen tener un Jefe de Prensa y Relaciones Públicas que se ocupa de esto mismo.

Lo que hay que tener en cuenta para escribir una gacetilla de prensa:

– La información debe ser de interés para el medio al que la envías y concreta.

– En el primer párrafo resume el tema en cuestión. Lo más importante debe ir al comienzo. Incluye todas las palabras claves que creas conveniente.

– No brindes detalles que resulten irrelevantes o que puedan aburrir; evita “irte por las ramas”.

– El título de la gacetilla debe “tener gancho” (busca enganchar al lector) e incluir las palabras clave.

– El estilo de escritura debe ser coloquial y fácil de leer. Evita formalismos y frases hechas.

– Evita escribir palabras y oraciones en mayúscula.

– La regla de oro a la hora de redactar una gacetilla es: ¡Penar en los lectores!

– En caso de comunicar un evento ACLARA a quien está dirigido. Ejemplo: Si vas a comunicar una charla lanzamiento de una Maestría, cuenta a quien está dirigida: profesionales con título universitario interesados en…

– Escribe el comunicado en tercera persona.

– Si vas a citar una frase textual o la opinión de una persona debes colocar “comillas”.

– Para finalizar agregar información de la empresa y dónde encontrarla en las Redes Sociales.

– En el zócalo inferior o pie de página coloca tus datos de contacto (nombre, teléfono y correo electrónico). Estos no se publicarán, pero es importante que los brindes por si el periodista quiere contactarte para ampliar la información o hacerte alguna consulta.

MUY IMPORTANTE: chequea la ortografía de tu gacetilla más de una vez.

Hablar fácil

Esta es otra premisa: hablar fácil. Los profesionales de cualquier rubro suelen caer en la trampa de utilizar un lenguaje técnico, con palabras que el resto de los mortales desconocen o no utilizan en lo cotidiano.

En el caso de los coaches, en general, pierden de vista que su potencial cliente no es un colega ni proviene de la cultura del Coaching. Hablan con la jerga y los tecnicismos que sólo comprenden los colegas. Y así generan una brecha que los separa de su público por hablar “difícil”.

Estructura

El modo de estructurar una Gacetilla o Nota de Prensa se corresponde con el formato de una noticia. Un modo simple de explicarlo es con la figura de la pirámide invertida. Esto responde a que las noticias se escriben en orden decreciente de importancia: los datos más importantes van en la base o parte más ancha de la pirámide. Y a medida que avanzamos en la lectura iremos encontrando datos complementarios o de interés secundario y por último algunos detalles.

Esta estructura de redacción permite facilitar la lectura. En uno o dos párrafos se informa la esencia del hecho contestando las preguntas básicas: qué, quién, dónde, cómo, cuando y por qué/para qué

Formato

Para dejar claro a los miembros de la prensa – reporteros, redactores y editores- que la información que estás enviando es una gacetilla o nota de prensa, y no es publicidad o una carta de un lector, necesitas enviarla en un formato de gacetilla o nota de prensa. Si, existe un formato específico que deberías usar cuando preparas una nota de prensa.

Aquí te comparto algunas de las características claves:

En la parte superior de la esquina izquierda, debes poner “Contacto de medios” seguido del nombre, número de teléfono, y correo electrónico de las personas que los reporteros deben llamar si tienen preguntas de seguimiento.

Debajo de eso, en el lado izquierdo de la página, incluye la fecha en que la información puede hacerse pública. Si es de inmediato, coloca “Para lanzamiento inmediato”. Pero si no harás el anuncio público hasta una fecha futura, coloca, “Para su publicación el ( la fecha ]”

En el centro o a la izquierda de la página, incluye un título que resuma la información en la nota de prensa. Ese puede ser “Jones es promovido a gerente general” o “El Whoseewhatsit es nombrado el juguete top del 2016”.

Algunas notas de prensa usan un subtítulo en la siguiente línea, dando un poco más de detalle, pero es opcional.

En la próxima línea, que es la primera línea de tu nota de prensa, incluye la ciudad en la que se desarrolla la noticia, y la fecha en la que estás haciendo el anuncio.

Por ejemplo: “CHICAGO, ILLINOIS- Noviembre 21, 2019”, luego comienza el anuncio.

Ya sé, me vas a pedir un ejemplo concreto de Gacetilla de Prensa. Ok, aquí te comparto uno muy especial para mi, ya que es la Gacetilla con la que comunicamos el primer evento presencial organizado por Presscoaching para dar a conocer nuestra profesión a periodistas, comunicadores y empresarios.

Un desayuno especial para Periodistas y Comunicadores (el “qué”)

La Dra. Elena Espinal (el “quién”) será la oradora inaugural del encuentro con periodistas y comunicadores “Desayunando Coaching” (amplía el “qué”) que tendrá lugar el próximo 29 de mayo (“cuándo”) en la Ciudad de Buenos Aires. (“dónde”) Este evento organizado por PressCoaching, la voz del Coaching en el mundo (amplía el “quién”) tiene como objetivo expandir la difusión, con rigor profesional, del impacto positivo que esta disciplina esta teniendo en personas, equipos y organizaciones de cada continente. (“por qué” o “para qué”)

“Desayunando Coaching” reunirá cada mes a uno o más referentes del Coaching con periodistas de diversos medios y rubros.

De este modo los periodistas y comunicadores (a quien está dirigido el evento) se podrán llevar nuevas distinciones; información precisa y el contacto directo con los referentes de la profesión para consultar en las ocasiones que les resulte necesario. (“Cómo”)

Este evento sin precedentes lo inaugura una de las voces más reconocidas de la región en esta profesión: La Dra. Elena Espinal, Máster Coach de la International Coach Federation ICF y de la Asociación Argentina de Coaching Ontológico Profesional AACOP.

Elena Espinal fundó el Instituto de Capacitación Profesional ICP, primer Instituto de Coaching de Latinoamérica, con título Oficial del Ministerio de Educación, fundado en 1997.

Los periodistas, comunicadores y corresponsales en Buenos Aires, pueden solicitar su acreditación enviando sus datos profesionales a [email protected] (info de contacto)

 

¿A quién enviarla?

Entregar tu nota de prensa en manos de los medios que estén interesados en tu información es tu próximo reto. Así que piensa ¿A quién le importaría mi noticia? Esto puede incluir:

– Tu comunidad de negocios local

– Tus consumidores

– Influenciadores que refieran tu negocio

– Aliados potenciales a tu negocio

– Tus vendedores

– Otras compañías en la industria

– Líderes en tu espacio

Recomiendo generar vínculos y relaciones con aquellos periodistas especializados en la materia que nos compete.

Ese vínculo puede comenzar con un mail de presentación o un mensaje directo a través de Redes Sociales. Una vez que iniciamos la conversación podemos pedirle su Whatsapp y así lograr que nos incluya en su agenda de contactos.

De esta manera, cuando tengamos la necesidad de enviarle una Gacetilla o Nota de Prensa, primero lo vamos a contactar para comentarle el motivo del llamado y preguntarle si podemos enviarle la Gacetilla; si puede publicarla y al final preguntarle cuándo podremos verla publicada.

Una nota de prensa bien escrita, con el formato correcto, y enviada a los reporteros apropiados puede producir miles, o incluso cientos de miles de dólares en publicidad gratis (cabe destacar que las campañas de Prensa no reemplazan a la publicidad sino que la complementan).

En el mismo capítulo hago referencia a las campañas de Prensa. Si tienes urgencia en aprenderlo de modo URGENTE, tienes 2 opciones: comprar el libro y leer completo el Capítulo 4 – Campañas de Prensa o pedir una entrevista para sumarte a nuestro Programa de Mentorías PREMIUM donde podrás aprender esto y mucho más sobre cómo visibilizarte y posicionarte como un referente, apalancándote en nuestra comunidad y en el único medio de Prensa Especializada en Coaching.